Fast alle Unterlagen, die in modernen Verwaltungen verwendet werden, entstehen auf elektronischen Geräten, vor allem dem PC, und sind digital. Eine nicht sachgerecht geführte digitale Ablage ist ineffizient und führt mittelfristig zu Datenverlust.
Die Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive Österreichs beschäftigt sich schon länger mit diesem Thema, etwa mit der Frage: Wie archiviere ich E-Mails oder mit der Digitalen Langzeitarchivierung.
Ordens- und Diözesanarchivare haben eine Arbeitsgruppe gebildet, um gemeinsame Lösungen für die digitale Archivierung für kirchliche Dokumente zu entwickeln. Eine Frucht dieser Arbeit ist eine Handreichung für Ordensleitungen und Ordensverwaltungen. Darin erfahren Sie, was Sie tun müssen, damit Sie Ihre E-Mails z.B. auch nach zehn Jahren noch lesen und Ihre Akten auch in zwanzig Jahren auf Ihrem PC noch wiederfinden.
Auch wenn Sie alles Wichtige ausdrucken, sollten Sie die wichtigsten Regeln im Umgang mit digitalen Unterlagen nicht vernachlässigen. Denn nur so können Sie diese an Ihre Nachfolgerinnen und Nachfolger weitergeben und für die Zukunft erhalten.
Wenn Sie eine oder mehrere Printausgaben für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen möchten, senden wir diese gerne zu (Anfrage an: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!). Hier finden Sie die Handreichung zum Download:
Handreichung - Richtiger Umgang mit digitalen Unterlagen (PDF)
